UNIDAD 4: HERRAMIENTAS
PARA LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y PROYECTOS
4.1 LA ADMINISTRACIÓN Y COLABORACIÓN DE UN
PROYECTO
Los
programas de Administración de proyectos tienen una capacidad variable, desde
sencillos programas de elaboración de calendarios que realizan gráficas de
Gantt hasta enormes aplicaciones de mainframes, que están integradas con los
sistemas de información administrativa de presupuestos, mercadotecnia,
fabricación, personal y otros sistemas.
El
software de administración de proyectos es un término utilizado en la
ingeniería de software que cubre varios tipos de software, entre ellos el
utilizado para la planificación de proyectos, manejo y control de presupuesto,
asignación de recursos, software para colaboración, software para comunicación,
manejo de la calidad y documentación o administración de sistemas, los cuales
son usados para manejar la complejidad que conlleva un proyecto grande.
Principales
actividades de un software para manejo de proyectos:
• Planificación
• Cálculo del camino crítico
• Provisión de la información
Tipos de aplicaciones de Sofware con
herramientas especializadas:
1.- De
escritorio:
El
software de administración de proyectos se puede poner en ejecución como
programa que funcione en el escritorio de cada usuario. Muchos de estos programas funcionan solamente
en un sistema operativo, típicamente Microsoft Windows o GNU/Linux.
Esto
tiene varias ventajas y desventajas de aplicaciones web:
1. Se puede acceder
desde cualquier tipo de computadora sin la instalación de software.
2. Facilidad del control
de acceso.
3. Naturalmente
multiusuario.
4. Solamente una
instalación/versión de software para mantener.
5. Originalmente es más
lento para responder que las aplicaciones de escritorio.
6. Capacidad gráfica más
limitada que las aplicaciones de escritorios.
Una
aplicación personal para la administración de proyectos es aquella usada en los
hogares para manejar proyectos caseros. El software personal de la administración
de proyectos utiliza interfaces más simples.
3,- De
un solo usuario
Un
sistema de un solo usuario se programa suponiendo que solamente una persona
necesitará corregir el plan del proyecto en cada instante. Las aplicaciones de
escritorio caen generalmente dentro de esta categoría.
4.- De
colaboración
Un
sistema de colaboración se diseña para apoyar a usuarios múltiples que pueden
modificar diversas secciones del plan en cualquier instante.
5.-
Usuarios o corporativos
Existen
también software o herramientas informáticas que centralizan la información
encontrada en los proyectos que realiza la empresa, siendo en definitiva una
Oficina de Administración y Control de Proyectos (PMO), pero virtual, y en ella
los ejecutivos deben Planificar, administrar, gestionar y controlar los
proyectos, lo que les permite de manera constante conocer la situación real de
cada proyecto, controlando los avances, la documentación pertinente, las tareas
y subtareas desarrolladas, los costos relacionados, coordinando acciones y
procesos, todo ello de manera remota, activa y sin mayores costos para la
organización.
6.-
Integrado
Un
sistema integrado combina la administración de proyectos o el planeamiento del
proyecto, con muchos otros aspectos de la vida de la compañía.
Ejemplos de software de administración de
proyectos
Bitbucket
Bitbucket
es un servicio de alojamiento basado en web, para los proyectos que utilizan el
sistema de control de revisiones Mercurial y Git. Bitbucket ofrece planes
comerciales y gratuitos.
Bizagi
es una suite ofimática con dos productos complementarios, un Modelador de
Procesos y una Suite de BPM.
Intecplan
Es una aplicación de software en español, que
sirve para formular un “Proyecto de Inversión” o “Plan de Negocios”.
El
software organiza tablas de Excel prediseñadas y archivos de Word que permiten
al usuario ir redactando el Plan de Negocios, incluyendo los estudios y
capítulos que describen todos los aspectos del proyecto:
• Estudio de Mercado
• Estudio Técnico
• Estudio Financiero
• Estudio de Organización
Requisitos
de sistema:
• RAM 1 GB
• Microsoft Windows XP, Vista, o 7.
• Microsoft Office 2000, XP, 2007, o 2010
(excepto ‘starter’).
• Entrada puerto USB para llave o “hardware
lock”.
Microsoft
Project (o MSP) es un software de administración de proyectos diseñado,
desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de
proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar
seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.
La
aplicación crea calendarización de rutas críticas, además de cadenas críticas y
metodología de eventos en cadena disponibles como add-ons de terceros.
Planner
Es una
herramienta para planear, programar y seguir proyectos para el escritorio
GNOME. Es una aplicación GTK+ escrita en C y licenciada bajo GPL (versión 2 o
posterior).
Características:
Los
proyectos pueden ser impresos en PDF o exportados a HTML para una visualización
simple desde cualquier navegador web.
El
programa permite:
• Gestión de calendarios
• Gestión de recursos
• Seguimiento del avance del proyecto
• Enlazar tareas
• Exportación a diferentes formatos
PRINCE2
Projects
In Controlled Environments (PRINCE), en español: proyectos en entornos
controlados, es un método de gestión de proyectos que cubre la administración,
control y organización de un proyecto
Cuando
se enfrenta a un flujo de pedidos de diferentes tipos (evoluciones de
aplicaciones, nuevos proyectos, soporte técnico,…), a todo momento (ideas,
oportunidades, proyectos,…) y con diferentes prioridades (pedido operacional,
pedido estratégico,..).
Y debe
a cada momento contestar a las preguntas siguientes:
a) ¿Qué me aporta este pedido?
b) ¿Por qué este proyecto debe ser realizado?
c) ¿Este proyecto está en fase con nuestros
ejes estratégicos?
4.2 EL MANEJO DE PORTAFOLIOS
DE PROYECTOS.
EL MANEJO DE PORTAFOLIOS
DE PROYECTOS.
La
Administración del Portafolio de Proyectos, también conocido en Ingles como
Project Portfolio Management (PPM) es un proceso administrativo designado a
ayudar a un organización a adquirir y ver información acerca de todos sus proyectos
y programas, luego priorizar cada proyecto de acuerdo a ciertos criterios tales
como valor estratégico, impacto en recursos, costos etc.
Mediante
el desarrollo del portafolio de proyectos se busca apoyar la gestión de las
áreas de investigación, impulsando la diversificación de fuentes de
financiamiento y la participación en convocatorias públicas, ampliando la base
de aliados y clientes, y mejorando la visibilidad nacional e internacional del
Observatorio.
Los
objetivos son variados:
1. Identificar, priorizar autorizar, administrar y
controlar para lograr los estratégicos objetivos de negocios.
2. Ser consciente de todos los proyectos listados en
el portafolio
3. Desarrollar una visión general y un conocimiento
profundo de la colección de proyectos como un todo.
Los
portafolios pueden contener proyectos y programas.
La
clave para implementar un portafolio de proyectos efectivamente radica
básicamente en asegurar el mandato.
Los
componentes de portafolio deben ser
revisados y validados en relación con los siguientes aspectos:
1. Alimentación de componentes con la
estrategia corporativa
2. Diabilidad de los componentes en base a
los indicadores
3. Valor y relación con los componentes de
otros portafolios.
4. Recursos disponibles y prioridades del
portafolio.
5. Adicciones y eliminaciones de
componentes del portafolio.
ADMINISTRACIÓN DEL PORTAFOLIO DE PROYECTOS
La
Administración del Portafolio de Proyectos (PPM) es un término que cubre varios
enfoques para lidiar con proyectos que son parte un portafolio general. La mayoría de las herramientas y métodos PPM
intentan establecer un conjunto de valores, técnicas y tecnologías que permitan
visualización y den algún grado de estandarización para que las organizaciones administren
la evolución de proyectos desde el concepto hasta la terminación.
LA GESTIÓN DE MÚLTIPLES PROYECTOS Y LA
DIRECCIÓN DEL PORTAFOLIO DE PROYECTOS
|
Dirección de Portafolio
|
Gestión de múltiples proyectos
|
Propósito
|
Selección y priorización de
proyectos
|
Asignación de recursos
|
Foco
|
Estratégico
|
Táctico
|
Planificación
|
Medio / Largo plazo
|
Corto plazo
|
Responsabilidad
|
Dirección de Portafolio
|
Responsables de proyectos y recursos
|
4.3 LA ADMINISTRACIÓN
DE RECURSOS.
Consiste
en el conjunto de variables que es preciso gestionar para optimizar la
diversidad de aspectos que configuran la estructura de una entidad. De igual
forma la administración de los recursos se basa en el manejo eficiente de
medios que pueden ser tangibles e intangibles su objetivo es permitir la
satisfacción de diversos intereses.
4.3.1 HUMANOS.
Sistema
de administración de recursos humanos son conocidos como SARH Y SIRH, forman
una interfaz entre la gestión de R.H y el tratamiento de los datos para
integrarlos en un sistema de gestión
Los
programas tradicionales para calcular la nómina han evolucionado hasta
convertirse en un módulo básico del Sistema Integrado de Gestión (ERP), que
recibe el nombre de “sistema de administración de recursos humanos” o HRMS
(Human Resource Management System). Estos programas van más allá de la
informatización parcial que supone el típico programa de nómina, ya que
integran todos los procesos del departamento de recursos humanos e incluyen las
prestaciones más avanzadas que, para sus funciones, permiten las TIC.
Ventajas.
1. Reduce la carga administrativa de los empleados del departamento de
recursos humanos, reduciendo costes.
2. Se integra en el sistema de gestión de la empresa (ERP) con indudables beneficios.
3. Facilita la valoración de los activos intangibles relacionados con el
capital humano de la empresa.
4. Aporta información para la toma de decisiones.
5. Mejora la comunicación interna.
6. Reducción de los gastos al ingresar y formar empleados.
7. Reducción de costes y tiempo.
8. Mejora la calidad de la información obtenida. Mejora la eficacia de las
tareas y actividades.
9. Mejora el servicio.
10. Mejora la coordinación.
11. Mejora la productividad.
4.3.2 MATERIALES.
Es el
método de organización de herramientas y objetivos de cualquier clase necesario para el desempeño diario de las
actividades.
Consiste
en obtener oportunamente, en el lugar preciso, en las mejores condiciones de
costo, y en la cantidad y calidad requerida, los bienes y servicios para cada
unidad orgánica de la empresa de que se trate, con el propósito de que se
ejecuten las tareas y de elevar la eficiencia en las operaciones.
Aquellos
medios físicos y concretos que ayudan a conseguir algún objetivo y que permiten
ofrece los productos o servicios en cuestión, entre ellos se encuentran las
materias primas, las instalaciones, las maquinarias y el terreno
Por lo
general, la mejor forma de potenciar los recursos materiales es a través de
inversiones que permitan renovarlos y actualizarlos.
4.3.3 TIEMPO.
Se define
como la manera de ser y forma de vivir en la actualidad. Por lo que es
considerado el recurso más importante en la administración de un proyecto.
La
administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma
de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más
importantes y críticos de los administradores.
Algunas
de las características del tiempo son:
1. Puede ser un enemigo a vencer o un
aliado si lo logramos organizar.
2. Puede ser un recurso escaso, si no se
controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades
diarias a un emprendedor.
3. Puede ser un amigo o un enemigo en el
logro de los objetivos y metas que se planteen.
4. No se puede comprar.
5. No se puede atrapar, detener o
regresar.
6. Es lo más valioso que tiene los
individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
Características de un emprendedor que
administran eficientemente el tiempo:
1. Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e
invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia.
2. Delegan con claridad y precisión para
asegurase que se ha comprendido lo asignado.
3. Establecen los objetivos de las
decisiones que se tomen.
4. Establecen los posibles cursos de
acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más corto.
5. Definen alternativas de acción y
previenen posibles consecuencias positivas y negativas.
6. Analizan y eligen la que parece la
mejor opción en cada caso.
7. Llevan un control de lo delegado,
mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se están logrando los
resultados planeados.
8. Dan seguimiento diario a la lista de
pendientes importantes.
4.4 LA ADMINISTRACIÓN
DEL PROYECTO.
La
administración de proyectos es la disciplina de gestionar proyectos exitosamente,
la cual puede y debe aplicarse durante el ciclo de vida de cualquier proyecto
(Dixon, 2000).
Es la
planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un
objetivo a corto plazo.
La
administración de proyectos ocurre cuando se da un énfasis y una atención
especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr un
conjunto de metas.
Esta
actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como
agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los
recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos
humanos y tecnología.
La
administración de proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada
en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en
desarrollo de sistemas en computadora, en procesamiento de hidrocarbono, en la
industria petroquímica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.
Sirve
para aprovechar de mejor manera los recursos críticos cuando están limitados en
cantidad y/o tiempo de disponibilidad. También ayuda a realizar acciones
concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio.
El
administrador de proyectos puede ser definido como el individuo que cumple con
la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa de un
proyecto específico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias único
en cada proyecto. El administrador de proyectos opera independientemente de la
cadena de mando normal dentro de la organización.
BIBLIOGRÁFICA
